De jubileumuitkering is onbelast en behoort niet tot het loon van de werknemer als aan de wettelijke voorwaarden wordt voldaan. Er zijn drie voorwaarden waar u rekening mee moet houden:
- de werknemer is tenminste 25 jaar of 40 jaar in dienst
- de uitkering is eenmalig
- de uitkering is maximaal het loon over één maand
Duur dienstbetrekking
De onbelaste vergoeding mag pas na het behalen van het jubileum van 25 of 40 jaar worden uitgekeerd. De uitkering kan dus nog niet worden verstrekt in de maand dat de werknemer het jubileum gaat behalen, want de diensttijd op de datum van uitkeren is dan nog niet bereikt. Is de dienstbetrekking op 2 september 1984 aangevangen en eindigt deze op 31 augustus 2024, dan kan de werkgever de jubileumuitkering niet onbelast vergoeden. De periode van 40 jaar is dan namelijk niet volgemaakt.
Het is niet vereist dat de uitkering op het moment van het bereiken van die diensttijd wordt gedaan. Dit kan ook op een later moment. Bijvoorbeeld als de werknemer na 28 jaar uit dienst gaat. Wel mag de vrijstelling voor de jubileumuitkering nog niet eerder zijn gebruikt.
De vrijstelling blijft dus staan tot hij wordt ingezet. Het is zelfs mogelijk dat bij een 40-jarig jubileum een vrijstelling wordt toegepast van twee maandlonen, als de eerdere vrijstelling (bij 25 jaar) nog niet is benut.
Wel is het zo dat de vrijstelling slechts eenmaal gebruikt kan worden. Het is dus niet mogelijk om met een 25-jarig jubileum belastingvrij een half maandloon te verstrekken en dit nogmaals te doen bij een 30-jarig jubileum. Het benutten van de vrijstelling is dan alleen nog een keer mogelijk na een diensttijd van 40 jaar.
Onderbroken dienstbetrekking
Als diensttijd geldt de termijn gedurende welke de dienstbetrekking heeft bestaan. De perioden waarin het dienstverband is onderbroken, tellen in principe niet mee. Als een werknemer bijvoorbeeld 20 jaar in dienst is geweest en vervolgens 6 jaar bij een andere werkgever heeft gewerkt, dan mag de onbelaste jubileumuitkering, op het moment dat de werknemer terug in dienst komt, na 5 extra jaren dienstverband worden verstrekt.
In bepaalde situaties is het echter zo dat de diensttijd bij een vorige werkgever wél meetelt. Dit speelt voornamelijk een rol bij concerns of wanneer er sprake is geweest van een fusie, overname of rechtsvormwijziging waarbij de werkgever de rechtsopvolger van de eerdere werkgever is.
Hoogte jubileumuitkering
Het uitgangspunt bij het vaststellen van de belastingvrije jubileumuitkering is het fiscale loon over één maand (ook wel het loon voor loonbelasting/volksverzekering uit kolom 14 van de loonstaat).
Vergoedingen zoals tantièmes, bijzondere beloningen en aanspraken die tot het loon behoren, tellen niet mee voor de hoogte van de onbelaste vergoeding. Wel mag 1/12de deel van de vakantiebijslag en van het jaarbedrag aan vaste gegarandeerde bijzondere beloningen onbelast worden uitgekeerd. Het bedrag aan pensioenpremie en overige werknemersbijdragen mogen ook opgeteld worden bij het fiscale loon. Als een werknemer parttime werkt, dan moet voor de berekening van de diensttijdvrijstelling worden uitgegaan van het deeltijdloon. De werkgever kan er ook voor kiezen om een fysiek cadeau aan de werknemer te geven. De jubileumuitkering kan zowel in geld als in natura worden verstrekt, zolang de totale waarde van het cadeau (inclusief btw) niet meer bedraagt dan het maandloon.
Als de beloning in geld of in natura meer bedraagt dan de diensttijdvrijstelling, behoort het meerdere tot het loon van de werknemer. De werkgever kan ervoor kiezen dat dit bedrag wordt aangewezen als eindheffingsloon onder de werkkostenregeling. Bij overschrijding van de vrije ruimte is de werkgever 80% eindheffing verschuldigd.
Geen recht op diensttijdvrijstelling
Ook op het moment dat niet aan de voorwaarden voor de diensttijdvrijstelling wordt voldaan, omdat de werknemer bijvoorbeeld 12,5 jaar in dienst is, kan de uitkering aangewezen worden als eindheffingsloon onder de werkkostenregeling. De jubileumuitkering moet dan wel aan de gebruikelijkheidstoets voldoen. Dat is het geval als de vergoeding niet meer dan 30% afwijkt van dat wat gebruikelijk is, en als het tevens gebruikelijk is dat de belastingheffing over een dergelijke vergoeding voor rekening van de werkgever komt. De Belastingdienst beschouwt vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen tot € 2.400 per werknemer per jaar in ieder geval als gebruikelijk. Als deze doelmatigheidsgrens wordt overschreden, moet u aantonen dat de vergoeding niet in meer dan belangrijke mate afwijkt van dat wat gebruikelijk is.
Heeft u loyale werknemers in dienst en bent u op zoek naar een manier om hen te belonen? Of heeft u vragen over bovenstaande tips? Neem dan contact met ons op! Wij denken graag met u mee.